Aktenvernichter Test und Vergleich 2018

Besonders im beruflichen Alltag spielt die ordnungsgemäße Entsorgung von Papier eine immer wichtigere Rolle. Vertrauliche Dokumente zu vernichten ist sowohl in kleinen Büros, als auch in etablierten Firmen spätestens seit der DSGVO  extrem wichtig. Spätestens für eine ISO 27001 Zertifizierung sind gute Schredder unabdinglich. Im Aktenvernichter Test erfahren Sie worauf Sie beim Kauf unbedingt achten müssen. Des Weiteren erfahren Sie, welche Dokumente sie unverzüglich Shreddern müssen und wie Sie hierbei in Firmen vorgehen müssen.

Was kann geschreddert werden?

Nur Papier?

In den meisten Situationen kann ein Papierwolf nur gewöhnliches Papier zerkleinern. Härtere  Gegenstände hingegen können das Gerät kaputt machen. Nicht werden beim zerkleinern Büroklammern oder Plastikfolien vergessen. Diese können zu einem Papierstau führen. Im schlimmsten Fall können sie sogar die Maschine dauerhaft zerstören.

 

Arbeitszeitverlust

Selbst ein gewöhnlicher Papierstau tritt aber bei schwachen Geräten, die nur Papier schreddern können, häufig auf. Das kostet enorm viel Arbeitszeit. Arbeitszeit kostet in der Regel deutlich mehr Geld. Wenn eine Arbeitskraft im Durchschnitt eine Stunde pro Monat mit dem Aktenvernichter verliert, lohnt sich meistens schon der Kauf eines besseren Bürowolfs.

 

Kreditkarten

Besonders in großen und mittelständischen Unternehmen wird häufig nicht nur Papier vernichtet. Kreditkarten oder andere Plastikkarten beinhalten oft sehr sensible Informationen. Diese dürfen nicht in falsche Hände geraten und sollten deswegen ebenfalls zerkleinert werden. Auch das können hochwertige Geräte leisten. Plastikkarten müssen deutlich kleiner zerstückelt werden, um dieselben Sicherheitsstandards einzuhalten. Beim Kauf sollte das unbedingt berücksichtigt werden. Im der Vergleichstabelle des Aktenvernichter Test und Vergleich wird bei allen vorgestellten Geräten (siehe oben) genau erklärt, welche Materialien Sie zerkleinern können.

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Sicherheitsstufe 2Sicherheitsstufe 4Sicherheitsstufe 4
6 Blätter gleichzeitig10 Blätter gleichzeitig
Schreddert PapierSchreddert Papier und KreditkartenSchreddert Papier, Kreditkarten, Büroklammern
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DSGVO und Papier – Worauf muss ich achten?

Am 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung  in Kraft getreten. Für Firmen und Selbstständige wird hier geregelt, wie Daten aufzubewahren sind. Kunden müssen über die Aufbewahrung, Weiterverarbeitung und Verwendung ihrer Daten aufgeklärt werden.

DSGVO

DSGVO – Was beachten?

In Bezug auf Dokumente auf Papier o. Ä. bedeutet das:

  • Dokumente müssen vernichtet werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden
  • Kunden dürfen jeder Zeit fragen, welche Dokumente (und andere Daten) Sie von Ihm besitzen
  • Kunden müssen informiert werden, welche Daten Sie aufbewahren, und zwar…
    • Wo?
    • Zu welchem Zweck?
    • Wie lange?

 

Sie sollten also beispielsweise Lebensläufe immer zurück schicken, wenn Sie nicht mehr benötigt werden. Wenn Sie die Dokumente selbst ausgedruckt haben, sollten Sie das ausgedruckte Papier anschließend wieder vernichten. Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass keine unbefugten Personen auf herumliegende Dokumente zugreifen können.

Vertraulichkeit Behandlung von Daten bedeutet im allgemeinen: Auf jegliche Daten sollten nur Mitarbeiter zugreifen dürfen,  die auch den Zugriff auf diese Daten benötigen.

 

Verschiedene Sicherheitsstufen

Es gibt offiziell 5 verschiedene Sicherheitsstufen, die nach einer DIN-Norm definiert wurden. Prinzipiell gilt: Je höher, desto besser. Eine höhere Sicherheitsstufe kostet in der Regel jedoch auch deutlich mehr Geld. Inoffiziell gibt es auch noch eine Sicherheitsstufe 6, die jedoch nicht in der DIN Norm definiert wurde. Bereits die Sicherheitsstufe 5 findet in der realen Geschäftswelt nahezu niemals Anwendung.

 

Sicherheitsstufe 1

Für die Sicherheitsstufe 1 gelten keine besonderen Regeln. Diese Vernichter sind in der Regel nicht als Sicherheitsstufe 1 markiert.  Es gelten lediglich zwei Regeln Die Streifen dürfen max. 12 mm breit sein und die maximale Fläche der einzelnen Partikel darf 1000 mm² nicht überschreiten. Ansonsten kann Papier in jeglicher Art geschreddert werden und es gibt keinerlei Sicherheit, dass dieses Papier nicht auch wieder zusammengesetzt werden kann.

 

Sicherheitsstufe 2

Bei der zweiten Sicherheitsstufe wird versichert, dass das Papier in Streifen geschreddert wird, die nicht breiter als 6mm sind. Das bedeutet, dass das Papier in Streifen geschnitten wird. Auch die einzelnen Partikel dürfen max. 400 mm² groß sein.

 

Sicherheitsstufe 3

Ein Schredder der Stufe 3 schneidet das Papier in der Regel zusätzlich auch noch horizontal. Das Papier wird somit nicht in Streifen, sondern meistens in kleine Vierecke geschnitten. Die Vierecke dürfen max. 240 mm² groß sein, ist für Menschen in vielen Fällen nahezu unmöglich. Für vertrauliche Dokumente reicht in den meisten Fällen Sicherheitsstufe 3 aus.

 

Sicherheitsstufe 4

Bei internen Firmengeheimnissen oder streng vertraulichen Daten empfiehlt  sich der Kauf eines Schreddern mit Sicherheitsstufe 4. Solche Schredder kosten in der Regel schon mehrere hundert Euro. Partikel dürfen hier nur noch 30 mm² groß sein. Bei Kreditkarten o. Ä. dürfen die Partikel sogar maximal 0.5 mm² groß sein.

 

Sicherheitsstufe 5

Die nach DIN Norm höchste hinterlässt in der Regel nur noch Asche oder einzelne Fasern oder sogar eine Lösung. Somit werden maximale Sicherheitsanforderungen versichert. Kein Partikel darf eine Fläche von 12 mm² nicht überschreiten.

 

Sicherheitsstufe 6 (inoffiziell)

Für diese Stufe gibt  es keine offizielle DIN Norm und wird in der Regel nur von Geheimdiensten verwendet. Hier dürfen die einzelnen Partikel 5 mm² nicht überschreiten.

 

Auch wenn hier 6 verschiedene Sicherheitsstufen vorgestellt wurden, wird in der Realität so gut wie nie ein Schredder mit einer höheren Sicherheitsstufe als 4 gekauft. In der Regel reicht bei großen Firmen bereits dien Sicherheitsstufe Stufe 3 aus (Um beispielsweise eine ISO27001 Zertifizierung zu bekommen oder COBIT / ITIL zu implementieren).

Für den privaten Gebrauch oder Selbstständige reicht bereits Sicherheitsstufe 1-2. Es gibt keinerlei gesetzliche Grundlagen, wann was für ein Aktenvernichter benötigt wird.

 

Warum ist eine hohe Sicherheitsstufe wichtig?

Sicherheitsstufe 1 und 2 können im Normalfall von einer Person mit ausreichend Zeit und Ehrgeiz wieder zusammengesetzt werden. Daten, die streng vertraulich und relevant für andere Konkurrenten sind, könnten so theoretisch wieder zusammengesetzt werden.

Stufe 3 schreddert das Papier zusätzlich noch horizontal  und kann somit nur sehr schwer von Menschen zusammengesetzt werden. Jedoch wird gerade an einer Software gearbeitet, die auf künstlicher Intelligenz basiert. Die Software kann heute bereits große Teile von Schreddern der Sicherheitsstufe 3 wiederherstellen.

 

Funktionen

Automatischer Papiereinzug

Automatischer Papiereinzug

Ein Vernichter sollte einen automatischen Papiereinzug haben

Häufig müssen große Papiermengen geschreddert werden. Je Höher die Sicherheitsstufe ist, desto Länger dauert die Vernichtung einer einzelnen Seite. Niemand hat Lust, täglich mehrere Minuten zu warten, bis alle Papiere vernichtet wurden. Es macht also Sinn, einen Aktenvernichter mit einem automatischen Papiereinzug zu kaufen.

Somit kann das Papier einfach eingesteckt werden. Es muss nicht gewartet werden, bis alle Dokumente hintereinander eingesaugt wurden.

 

Gewerblicher Gebrauch – Worauf achten?

Nach wie vor gilt: Rein rechtlich sind sie zu nichts gezwungen. Sie sollten nur innerhalb Ihres Unternehmens durchsetzen, dass alle Mitarbeiter sich an den Datenschutz halten. Die Einhaltung von Datenschutz liegt in der Obhut eines jeden Mitarbeiter – Nicht nur beim Management.

Um zu gewährleisten, dass vertrauliche Dokumente vernichtet werden, sollten also ein paar Dinge beachtet werden.

 

Was sind vertrauliche Dokumente?

Diese Frage sollte jeder Mitarbeiter zu jedem Dokument sofort beantworten können. Keinerlei vertrauliche Daten sollten jemals von Jemanden anders einsehbar sein. Dementsprechend sollte jeder Mitarbeiter nur die wenigsten Sachen ausdrucken. Die Dokumente sollten anschließend sicher in einem verschließbaren Schrank aufbewahrt werden oder nach Gebrauch direkt vernichtet werden.

 

Wer darf auf die Dokumente zugreifen?

Mitarbeiter müssen wissen, dass nicht jeder auf Daten zugreifen darf. Regelmäßige Schulungen, um die Mitarbeiter „Awareness“ zu schärfen, ist keine gesetzliche Pflicht, hilft aber häufig. Jegliche Daten, die nicht für alle frei einsehbar sein sollten, müssen in einem  nicht abschließbaren Büro beispielsweise immer vernichtet werden.

 

Wann sollten Daten vernichtet werden?

So schnell wie möglich. Das sollte jeder Mitarbeiter verinnerlichen

 

 

Entfernung

Ein Aktenvernichter sollte immer für jeden Mitarbeiter erreichbar sein. Steht der Schredder beispielsweise in einem anderen Stockwerk, wird er erfahrungsgemäß nur sehr wenig verwendet. Mindestens pro Stock wird deswegen empfohlen, einen Vernichter bereitzustellen.

 

ISO 27001

Sollten sie in Ihrem Unternehmen eine ISO 27001 Zertifizierung anstreben, sollten für die oben genannten Punkte eine klare Unternehmensrichtlinie erstellt und umgesetzt werden. Mitarbeiter sollten beim Jobanfang und in regelmäßigen Abständen darauf zur Einhaltung der Regeln geschult werden.

 

Wenn Sie die Punkte beachten ist es deutlich wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter den Aktenvernichter auch verwenden.

 

Alternativen zum Shreddern

Abholdienst

Die wohl bekannteste Alternative ist ein professioneller Abholdienst. Dieser wird in den meisten Fällen auf eine Ebene mit einer firmeneigenen Vernichtungsstrategie gestellt. Die Firma sollte jedoch ausreichendzertifiziert sein.

Häufig wird von externen Abholdiensten deutlich sicherer vernichtet – Beispielsweise durch Verbrennung. Man sollte sich jedoch die Frage stellen, ob man einem externen Dienstleister die Möglichkeit bieten sollte einen Blick auf vertrauliche Daten zu werden.

 

Externe Schredder

Wer nur selten Schreddert, sollte vielleicht nicht unbedingt selbst einen Schredder kaufen. Beim seltenen Schreddern reicht es ggf. auch, die Dokumente zu einem Wertstoffhof oder beispielsweise zu Staples zu  bringen. Dort kann man für vergleichsweise wenig Geld Papiere schreddern lassen. Das lohnt sich selbstverständlich nur beim Privatgebrauch und nicht in Firmen.

 

Weiteres vom Aktenvernichter Test / Fazit

Jeder Mensch dem Datenschutz am Herzen liegt sollte einen Schredder besitzen. Egal ob beim gewerblichen oder privaten Gebraucht. Wichtige Papiere sollten nicht ausversehen in falsche Hände geraten. Bei besonders wichtigen oder beruflichen Daten sollte eine hohe Sicherheitsstufe (3 oder 4) benutzt werden. Auch eine Funktion für Kreditkarten ist empfehlenswert.
Rechtlich sind Sie zu nicht zum Kauf verpflichtet, solange Sie einen sicheren Umgang mit den Daten versichern. Nur für die Einhaltung der ISO 27001 ist der Kauf stark zu empfehlen.

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